E-Arşiv doğrulama hatası, e-Arşiv faturanın veya elektronik belgenin GİB sistemindeki doğrulama işlemi sırasında geçerli bilgilerle eşleştirilememesi durumunda ortaya çıkmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı, Dijital Vergi Dairesi üzerinden e-Belge Doğrulama katkıyı sunmaktadır. İşlemde evrak sayısı ile belge doğrulama kodu kullanılarak sorgulama icra edilmektedir.
Hatanın saiği tek hâle bağlı değildir. Belge numarasının veya doğrulama kodunun geçersiz girilmesi, verilerin eksik olması, faturanın mekanizmaya henüz yansımamış olması ya da GİB tarafındaki geçici teknik güçlükler doğrulama işleminin tamamlanmasını engelleyebilmektedir. GİB'in dijital servislerinde elektronik belgelerin doğrulanmasına yönelik ayrı ekran bulunmaktadır.
E Arşiv Doğrulama Hatası Nedir? Nasıl Çözülür?
E-Arşiv doğrulama işlemi yapılırken ilk olarak faturada mekan mekan enformasyonların kontrol edilmesi zorunlu. Doğrulama ekranında evrak sayısı ve belge doğrulama kodu isteniyor. Veriler faturadaki kayıtlarla birebir uyuşmadığında düzen doğrulama gerçekleştiremiyor.
Belge bilgilerinin doğru olduğundan emin olunmalıdır. Rakamın eksik yazılması veya hatalı huy kullanılması bile sorgunun başarısız olmasına neden olabilmektedir. Bunun doğrulama kodu tazeden kontrol edilmelidir.
Faturanın güncel oluşturulmuş olması da dikkate alınmalıdır. Elektronik vergi servislerinde bazı malumatların düzene aktarılması belirli müddet gerektirebilmektedir. GİB'in geçmiş İnteraktif Vergi Dairesi açıklamalarında da vergi dairelerinde gerçekleştirilen işlemlere ilişkin rakamların gün sonunda merkeze iletilebildiği ve ekranda önceki güne ait verilerin görülebildiği ifade edilmektedir.
Doğrulama işlemi için kullanılan adresin güncel olması da kıymet taşımaktadır. GİB'in Dijital Vergi Dairesi üzerinde e-Belge Doğrulama bölümü bulunmaktadır. Bölümde "E-BELGE DOĞRULAMA" seçeneği üzerinden evrak sayısı ve belge doğrulama kodu girilerek işlem yapılabilmektedir.
Faturanın üzerinde mekan alan veriler ile doğrulama ekranındaki mekanlar birbirine uymuyorsa belgeyi düzenleyen işletmeyle iletişime geçilmesi icap etmektedir. Faturanın modernden oluşturulması veya belge bilgilerinin kontrol edilmesi gerekebilir. Aşamada belgenin PDF görüntüsündeki malumatlar esas alınarak işlem yapılması daha sağlıklı olacaktır.
Güçlük tek faturada değil, değişik e-Arşiv belgelerinde de ortaya çıkıyorsa yapı kaynaklı mesele ihtimali değerlendirilebilir. GİB, Dijital Vergi Dairesi içerisinde "Mükellef Geri Bildirim" sahayı da sunmaktadır. Teşkilata ait dijital katkılar üzerinden yardım ve menba bölümlerine ulaşılması muhtemeldir.
E-Arşiv faturanın GİB kayıtlarında sorgulanması gereken vaziyetlerde İnteraktif Vergi Dairesi kılavuzunda e-Arşiv faturaların tarih aralığı seçilerek sorgulanabildiği ifade edilmektedir. Metot, belgenin düzende bulunup bulunmadığının kontrol edilmesi açısından kullanılabilmektedir.
Doğrulama hatası alınması tek başına faturanın geçersiz olduğu anlamına gelmemektedir. Öncelikle evrak sayısı ve doğrulama kodu kontrol edilmeli, ardından belgenin mekanizmaya yansıması için lüzumlu vade göz önünde bulundurulmalıdır. Güçlük devam ediyorsa faturayı düzenleyen işletmeden belge bilgilerinin teyit edilmesi ve GİB'in dijital destek kanallarının kullanılması uygun yol oluşturmaktadır.